La comunicación en el seno de la empresa  también forma parte de tu modelo de negocio. Es casi igual de importante que la atención al cliente, previa, durante y post venta. La comunicación interna es un elemento común a cualquier modelo de negocio. La relación y el flujo de información entre la horizontal y la verticalidad de tu organigrama tiene consecuencias directas en la ejecución de las tareas y en la calidad del resultado. Claro que todo depende del estilo que quieras imprimir a tu organización, aunque es interesante tengas claro cómo quieres gestionar los problemas de comunicación en una empresa antes de que sucedan.

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¿Trabajas en grupo o en equipo?

Para determinar cómo solucionar los problemas de comunicación en una empresa, depende de la naturaleza del proyecto y del método de trabajo que prefieras. Lo que sí es importante es que tengas en cuenta las diferencias para que el planteamiento, desarrollo y conclusión de tu proyecto coincidan con las expectativas generadas, dentro y fuera del mismo. Ten en cuenta que las fallas en comunicación se transforman en errores en la ejecución.

El grupo está organizado en torno una jerarquía vertical que establece método, propósito y valores del proyecto. El objetivo lo define el líder y elige al grupo en torno al mismo. En un grupo, a medida que se desciende a la base del organigrama, aumentan sus miembros y disminuye la variedad de tareas. El grupo tiene una estructura más rígida que el equipo.

Cada individuo es responsable de su tarea, y aunque sean similares, la ejecución se realiza de manera individual y la responsabilidad del resultado es nominal.

En el equipo, el organigrama se comprime, pasa a la horizontalidad. Hay  menos distancia entre la cúspide del sistema y la base.  La cercanía entre las diferentes áreas permite una organización más flexible en método, propósito y valores. La organización se realiza en torno a las fortalezas de cada individuo y su aportación al resultado final.

El resultado es responsabilidad de todos los miembros. Cada  individuo es responsable de su tarea y las tareas son complementarias, de manera que la coordinación y el intercambio de información es continuo.

La importancia de la comunicación interna

Tanto si lideras un grupo o un equipo, para evitar los problemas de comunicación en una empresa, tanto una gran como una pyme, lo importante es que tengas claro cómo quieres que sea el flujo de información dentro de tu sistema. Más de la mitad de los problemas que tienen lugar en las organizaciones tienen su origen en errores de comunicación. Al margen de los factores que los causan, lo cierto, es que estas imprecisiones pueden generar pérdidas de tiempo y pérdidas económicas, además de un desgaste mental, emocional y físico. Mental porque no entiendes por qué tus trabajadores no hacen lo que les dices. Emocional, porque, o andas todo el día echándole la bronca al personal o acabas rumiándolo. Y físico, porque muchas veces implica hacer doble o triple trabajo, echando más kilómetros o más horas.

Hay veces que damos las cosas por supuestas y no observamos cómo suceden, hasta que surge la confusión, el bloqueo o la equivocación. Para entonces es tarde, aunque puede ser una oportunidad de aprendizaje para reducir las posibilidades de repetir en la misma piedra.

Cómo gestionar los problemas de comunicación en tu empresa

Foco: normalmente vas a detectar el error a toro pasado. Es decir, cuando “el marrón” ha llegado a tu mesa. Y aunque es difícil, lo primero es poner el foco en el problema y gestionar lo que sea necesario.

Analiza: una vez resuelta la situación, dedica un tiempo exclusivo a analizar qué ha pasado. En esta fase es importante mantener la mente fría. Recuerda que lo importante es descubrir el origen y la cadena del error.

Hecho y consecuencias. En esta fase, es necesario poner luz en los hechos, y aunque la tendencia va a ser señalar al culpable, es más eficaz si tu discurso y actos se basan en la incidencia y en sus consecuencias.

Responsabilidad. Una vez que ya se sabe cómo ha sido, lo importante es hacer ver a la personas o personas implicadas en el suceso las repercusiones que ha tenido y escuchar su versión de los hechos.

Solución. Con la información suficiente sobre cómo han discurrido los acontecimientos y asumiendo cada parte su responsabilidad, toca decidir qué hacer para evitar que eso vuelva a suceder.

En toda comunicación hay que tener en cuenta el juego de estatus. Esto es que siempre va a existir una jerarquía y como líder, partes con posición de ventaja. El estilo de liderazgo que quieras imprimir en tu organización va a depender de la actividad y, sobre todo, de tu objetivo, tus valores y tu visión de tu empresa y tu proyecto. Cuanto más fluidas son las relaciones por dentro, los problemas se viven como imprevistos que hay que resolver y la creatividad es una herramienta más, disponible para innovar o sortear cualquier circunstancia.

La práctica de la atención, la observación, la escucha activa y la reflexión te pueden ayudar a dar una respuesta más sostenible y equilibrada con la situación. Los cambios se viven de una manera más adaptativa, en lugar de una lucha constante en contra de los elementos. Porque los hay, de diferentes y variadas naturaleza, origen y consecuencias.

¿Cómo resuelves tú los problemas de comunicación en tu empresa? ¿Tienes identificados los errores más comunes en tu organización? ¿Mantienes entrevistas periódicas con tus trabajadores para saber su situación con relación al proyecto?

Y si tienes problemas de comunicación en tu empresa y quieres que te echemos una mano para solucionarlos, puedes informarte en este enlace sobre qué hacemos.